PMS-Wechsel vorbereiten

Einleitung

Sie möchten von einer anderen Hotel-Software zu Casona wechseln und möchten das System bestmöglich vorbereiten, um schnell durchstarten zu können. Hier finden Sie alle nötigen Schritte für einen reibungslosen Ablauf.

Daten beim bisherigen Anbieter anfragen

Wenn Sie wissen, wo Sie die Daten (Gäste-Stammdaten und Reisedaten) in Ihrer bisherigen Software abrufen können, führen Sie dort einen Export aller Daten aus. Hier sollten Sie neben den aktuellen Reservierungen auch versuchen, Daten aus dem Vorjahr mit zu exportieren.

Sollten Sie nicht wissen, wie Sie die Daten exportieren können, schreiben Sie dem Support der bisherigen Software und bitten Sie darum, die Daten der Gäste und der Reservierungen zur Verfügung zu stellen. Die Daten sollten Ihnen nach einiger Zeit bereitgestellt werden. In der Zwischenzeit können Sie mit dem Einrichten des Hotels fortfahren.

Zimmer-Kategorien

Für eine korrekte Zuweisung müssen die Kategorien und Zimmer in Casona so angelegt werden, wie sie in den Exportdaten des bisherigen Anbieters stehen. Klicken Sie im Casona-Menü auf Zimmer  → Kategorien.

In der Übersicht finden Sie von Casona angelegte Beispiel-Kategorien. Klicken Sie auf eine der Kategorien und wählen Sie dann unten "Diese Kategorie löschen". Verfahren Sie so bis alle Kategorien gelöscht wurden.

Legen Sie nun Ihre eigenen Zimmer-Kategorien mit dem "Hinzufügen"-Button an. Kategorien umfassen generell Zimmer, deren Eigenschaften identisch sind.

Wichtig sind die Felder Bezeichnung, Abkürzung (max. vier Zeichen), Anzahl der Betten/Personen. Unter dem Punkt Preise sollten Sie einen Basispreis einstellen, der immer dann verwendet wird, wenn keine anderen Preise (Saisonpreise) für dieses Zimmer angegeben sind. Zur Sicherheit können Sie diesen Preis recht hoch wählen (z. B. Messepreis) und ihn später mit günstigeren Preisen im Preiskalender überschreiben.

Speichern Sie die Kategorie und wählen Sie innerhalb der Kategorie den Punkt Zimmer aus. Fügen Sie die Zimmer und deren Bezeichnungen so hinzu, wie sie auch im Datenexport Ihrer bisherigen Software zu finden sind. Ansonsten können importierte Reservierungen nicht korrekt verknüpft werden.

Buchungsoptionen

Wir versuchen beim Einlesen der Daten auch gebuchte Optionen der bisherigen Buchungen zu berücksichtigen. Klicken Sie im Casona-Menü auf Zimmer  → Buchungsoptionen. Fügen Sie die Optionen z. B. für ein Frühstück so hinzu wie sie auch im alten System zu finden sind: Tipps zum Einrichten der Buchungsoptionen

Senden der Daten an Casona

Wenn Sie die Daten Ihres bisherigen Anbieters erhalten haben, senden Sie diese bitte als Datei-Anhang an support@casona.com und nennen Sie den Namen des Hotels. Sollte der Anhang zu groß zum Versenden sein, können Sie einen Service wie TransferNow (EU-Anbieter) verwenden, um uns die Daten zukommen zu lassen.

Wir versuchen den Import schnellstmöglich zu bearbeiten. Es dauert normalerweise 24 Stunden bis alle Daten im System zur Verfügung stehen. Sollten manuelle Anpassungen notwendig sein, kann der gesamte Prozess einige Tage in Anspruch nehmen.