DATEV

Buchungsstapel und Belege aus Casona exportieren und per DATEV Belegtransfer in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro importieren.

DATEV-Einstellungen in Casona

Überprüfen Sie die DATEV-Export-Einstellungen (Menü: Hotel → Einstellungen → DATEV-Export). Die Berater- und Mandanten-Nummern sowie der Beginn des Fiskaljahres sind Pflichtangaben.

Sofern nicht anders angegeben, werden die Umsätze auf ein Sammelkunden-Konto gebucht. Die Nummer können Sie frei wählen. Z.B. für Firmenkunden oder wiederkehrende Gäste können Sie im Gastprofil ein eigenes DATEV-Konto hinterlegen. Die Umsätze werden dann auf das Konto des jeweiligen Debitors gebucht.

Geben Sie die gewünschten Erlöskonten und Verrechnungskonten an. Das "Belegfeld 1" ist in DATEV für die Rechnungsnummer, das "Belegfeld 2" für das Fälligkeitsdatum reserviert. Wenn benötigt, können Sie aus einer Reihe von anderen Angaben wählen.

Export aus Casona

Die Export-Funktion finden Sie in der Rechnungsübersicht (Menü: Hotel → Rechnungen). Sie können im einen Export im Format Excel, DATEV (CSV) und DATEV (XML) auslösen.

Wählen Sie hier die beiden Exporte CSV und XML aus. Sie erhalten für jeden der Exporte eine Email mit Link zur jeweiligen Datei zum Download.

Import des Buchungsstapels in DATEV

Legen Sie die Firma des Mandanten in der DATEV-Software Kanzlei-Rechnungswesen pro als Mandanten an. Aktivieren Sie die Anwendung Buchführung und öffnen Sie diese vor Beginn des Datenimports einmal, bevor Sie sie wieder schließen.

Stellen Sie im Bereich "Mandantendaten Rechnungswesen" unter OPOS sicher, dass die Option "Offene-Posten Buchführung nutzen" aktiviert ist.

Verwenden Sie für den Datenimport ausschließlich den CSV-Export.

1. Entpacken Sie die Buchungsstapel-ZIP-Datei, die Sie von Casona heruntergeladen haben. Sie erhalten eine einzelne CSV-Datei.
2. Klicken Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro auf Bestand → Importieren und wählen Sie dann Stapelverarbeitung.
3. Klicken Sie im Fenster Stapelverarbeitung oben links auf Importieren.
4. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die CSV-Datei entpackt haben.
5. In der Liste wird nun die CSV-Datei angezeigt. Wählen Sie diese mit einem Klick aus und wählen Sie unten Importieren und danach Verarbeiten.

Übertragen der Belege zu DATEV

Für diesen Schritt benötigen Sie das Programm DATEV Belegtransfer (nur für Windows erhältlich, Download hier).

1. Melden Sie sich im Programm bei DATEV an: Klicken Sie dafür auf Anmelden.
2. Wenn Sie die Meldung "Sie haben noch keine Verzeichnisse" sehen, klicken Sie auf das Plus-Symbol.
3. Sie können über den Button "Verzeichnisse hinzufügen" weitere Ordner für Ihre Mandanten anlegen.
4. Klicken Sie nun den gewünschten Ordner, in den Belege geladen werden sollen, mit einem Doppelklick an. (Alternative: Klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Ordner in Explorer öffnen".)
5. Ziehen Sie die aus Casona heruntergeladene ZIP-Datei mit den Belegen ("Export_Belegbilder_mit_Belegdaten") in das geöffnete Explorer-Fenster. Es ist wichtig, dass Sie die ZIP-Datei nicht entpacken.
6. Klicken Sie in DATEV Belegtransfer nun auf "Diese Belege hochladen".
   

Die Belege werden nun zu DATEV Unternehmen Online hochgeladen und überprüft. Sie erhalten ein Import-Protokoll. Sollten Ihnen dabei Fehler angezeigt werden, schicken Sie bitte einen Screenshot der Fehlermeldung an [email protected].

Einlesen der Belege in DATEV

1. Öffnen Sie DATEV Unternehmen Online und loggen Sie sich ein.
2. Sie sehen nun den Punkt "Bereitstellen". Klicken Sie dort auf Belege bereitstellen.
3. Wechseln Sie zu: DATEV Kanzlei Rechnungswesen
4. Klicken Sie auf Stapelverarbeitung und im sich öffnenden Fenster auf Importieren.
   
5. Im Fenster "Importieren" sollte nun die Buchungssätze grün markiert sein. Wählen Sie die gewünschten Buchungssätze ansonsten aus und klicken Sie unten auf Importieren.

Sie sehen nach dem Import vor jedem Buchungssatz ein Belegsymbol. Mit einem Doppelklick können Sie sich den Beleg anzeigen lassen.