Prepararse para el cambio de PMS

Introducción

Desea cambiar de otro software de gestión hotelera a Casona y quiere preparar el sistema de la mejor manera posible para poder empezar a utilizarlo rápidamente. Aquí encontrará todos los pasos necesarios para que el proceso se desarrolle sin problemas.

Solicitar los datos al proveedor anterior

Si sabe dónde puede acceder a los datos (datos maestros de los huéspedes y datos de los viajes) en su software anterior, realice allí una exportación de todos los datos. Además de las reservas actuales, intente exportar también los datos del año anterior.

Si no sabe cómo exportar los datos, escriba al servicio de asistencia del software anterior y solicite que le faciliten los datos de los huéspedes y de las reservas. Deberían proporcionárselos al cabo de un tiempo. Mientras tanto, puede continuar con la configuración del hotel.

Categorías de habitaciones

Para que la asignación sea correcta, las categorías y las habitaciones deben crearse en Casona tal y como figuran en los datos de exportación del proveedor anterior. En el menú de Casona, haz clic en Habitaciones → Categorías.

En la vista general encontrará categorías de ejemplo creadas por Casona. Haga clic en una de las categorías y, a continuación, seleccione «Eliminar esta categoría» en la parte inferior. Repita este proceso hasta que se hayan eliminado todas las categorías.

Ahora cree sus propias categorías de habitaciones con el botón «Añadir». Por lo general, las categorías agrupan habitaciones cuyas características son idénticas.

Son importantes los campos «Denominación», «Abreviatura» (máximo cuatro caracteres) y «Número de camas/personas». En el apartado «Precios», debe establecer un precio base que se utilizará siempre que no se hayan especificado otros precios (precios de temporada) para esa habitación. Por seguridad, puede fijar este precio bastante alto (por ejemplo, el precio de feria) y sustituirlo más tarde por precios más económicos en el calendario de precios.

Guarde la categoría y seleccione la opción «Habitaciones» dentro de la misma. Añada las habitaciones y sus denominaciones tal y como aparecen en la exportación de datos de su software anterior. De lo contrario, las reservas importadas no se podrán vincular correctamente.

Opciones de reserva

Al importar los datos, intentamos tener en cuenta también las opciones reservadas en las reservas anteriores. En el menú de Casona, haz clic en Habitaciones → Opciones de reserva. Añada las opciones, por ejemplo, para el desayuno, tal y como aparecen en el sistema anterior: Consejos para configurar las opciones de reserva

Envío de los datos a Casona

Si ha recibido los datos de su proveedor anterior, envíelos como archivo adjunto a support@casona.com e indique el nombre del hotel. Si el archivo adjunto es demasiado grande para enviarlo, puede utilizar un servicio como TransferNow (proveedor de la UE) para hacernos llegar los datos.

Intentaremos procesar la importación lo antes posible. Normalmente, se tarda 24 horas en que todos los datos estén disponibles en el sistema. Si fuera necesario realizar ajustes manuales, el proceso completo podría tardar unos días.