Préparer le changement de PMS

Introduction

Vous souhaitez passer d’un autre logiciel hôtelier à Casona et vous souhaitez préparer le système au mieux afin de pouvoir démarrer rapidement. Vous trouverez ici toutes les étapes nécessaires pour que tout se passe sans encombre.

Demander les données à votre ancien fournisseur

Si vous savez où trouver les données (fiches clients et données de voyage) dans votre ancien logiciel, procédez à l'exportation de l'ensemble de ces données. Outre les réservations en cours, essayez également d'exporter les données de l'année précédente.

Si vous ne savez pas comment exporter ces données, contactez le service d'assistance de votre ancien logiciel et demandez-lui de vous fournir les données relatives aux clients et aux réservations. Ces données devraient vous être transmises d'ici peu. En attendant, vous pouvez poursuivre la configuration de votre hôtel.

Catégories de chambres

Pour garantir une attribution correcte, les catégories et les chambres doivent être créées dans Casona exactement comme elles apparaissent dans les données d'exportation de l'ancien prestataire. Dans le menu Casona, cliquez sur Chambres → Catégories.

Dans l'aperçu, vous trouverez des exemples de catégories créées par Casona. Cliquez sur l'une de ces catégories, puis sélectionnez « Supprimer cette catégorie » en bas de la page. Répétez cette opération jusqu'à ce que toutes les catégories aient été supprimées.

Créez maintenant vos propres catégories de chambres à l'aide du bouton « Ajouter ». Les catégories regroupent généralement des chambres dont les caractéristiques sont identiques.

Les champs « Nom », « Abréviation » (4 caractères maximum) et « Nombre de lits/personnes » sont importants. Sous la rubrique « Prix », vous devez définir un prix de base qui sera toujours utilisé lorsqu’aucun autre prix (prix saisonnier) n’est indiqué pour cette chambre. Par mesure de sécurité, vous pouvez choisir un prix assez élevé (par exemple, le prix pendant les salons) et le remplacer ultérieurement par des prix plus avantageux dans le calendrier tarifaire.

Enregistrez la catégorie, puis sélectionnez l’option « Chambres » au sein de cette catégorie. Ajoutez les chambres et leurs désignations telles qu’elles figurent dans l’exportation de données de votre ancien logiciel. Sinon, les réservations importées ne pourront pas être associées correctement.

Options de réservation

Lors de l'importation des données, nous essayons également de prendre en compte les options réservées lors des réservations précédentes. Dans le menu Casona, cliquez sur Chambres → Options de réservation. Ajoutez les options, par exemple pour le petit-déjeuner, telles qu’elles figuraient dans l’ancien système : Conseils pour configurer les options de réservation

Envoi des données à Casona

Si vous avez reçu les données de votre ancien prestataire, veuillez les envoyer en pièce jointe à l'adresse support@casona.com en indiquant le nom de l'hôtel. Si la pièce jointe est trop volumineuse pour être envoyée, vous pouvez utiliser un service tel que TransferNow (prestataire européen) pour nous transmettre les données.

Nous nous efforçons de traiter l'importation dans les meilleurs délais. Il faut généralement compter 24 heures pour que toutes les données soient disponibles dans le système. Si des ajustements manuels s'avèrent nécessaires, l'ensemble du processus peut prendre quelques jours.