Créer des offres pour vos clients

Grâce aux fonctions de mailing pratiques de Casona, vous pouvez créer rapidement et avec précision des offres d'hébergement pour vos clients !

Les mailings d'offres présentent au client les informations nécessaires sous forme d'un tableau clair :

Pour pouvoir créer ce type d'offres, suivez les étapes suivantes dans votre compte Casona.

Commencez par créer un mailing adapté. Celui-ci sera envoyé à vos clients dès qu’une offre devra être envoyée. Vous trouverez la gestion des mailings dans le menu Hôtel — Mailings.

Dans l'e-mail d'offre, activez la fonction « Ajouter les données de réservation ».

Ainsi, votre e-mail présentera automatiquement au destinataire toutes les dates de voyage correspondantes sous forme de tableau clair.

Ajoutez un texte approprié, par exemple un message de bienvenue chaleureux et des informations générales sur votre logement.

Dès qu'un client demande un devis, créez une réservation dans le système pour les dates de séjour souhaitées. Vous pouvez le faire via le calendrier des disponibilités ou via le menu « Réservations ».

Par exemple, dans le calendrier des disponibilités, cliquez sur la date d'arrivée souhaitée et faites glisser la souris jusqu'à la date de départ.

L'avantage de la saisie directe d'une réservation est que les dates de séjour souhaitées ainsi que les informations relatives au client sont enregistrées directement dans votre compte Casona et sont désormais accessibles à tout moment pour d'autres démarches (téléphone, e-mail).

Pour enregistrer définitivement la nouvelle réservation, l'assistant de réservation s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. Ajoutez-y un nouveau client dans votre fichier clients. Saisissez d'emblée les informations personnelles essentielles, telles que le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail !

La réservation devrait se voir attribuer le statut « Option » ou un statut similaire. Vous pouvez créer ce statut à l'avance dans les paramètres de l'hôtel ; il doit comporter la fonction « Pas de chiffre d'affaires » et ne pas être comptabilisé comme une occupation.

Cela permet de garantir que les chambres restent disponibles à la réservation si, entre-temps, un client externe souhaite effectuer une réservation ferme, par exemple via Booking.com ou un site similaire.

Toutefois, si vous souhaitez valider définitivement l’option pour le client et bloquer les chambres pour d’autres réservateurs, vous n’avez pas besoin d’utiliser ce statut (« Option »).

Sélection du statut de réservation approprié pour l'offre dans l'assistant de réservation

Une fois la nouvelle réservation créée, la page de gestion de la réservation s'ouvre automatiquement. Vous y trouverez toutes les informations importantes, classées par onglets.

L'onglet « Communication » vous donne accès aux fonctions de messagerie.

Sélectionnez « Créer un mailing » pour préparer l'envoi du mailing promotionnel souhaité destiné à ce client.

Le client reçoit une offre clairement présentée, avec ses dates de séjour, ses options et ses tarifs exacts. Un message convivial de la part de l'hôtel vient compléter l'e-mail.

Vous pouvez modifier tous les textes dans Mailing-Assisten même juste avant l'envoi ! Une option particulièrement pratique pour effectuer des ajustements de dernière minute ou ajouter des remarques personnelles (« Comme nous venons de le convenir au téléphone » ou « Nous avons pris en compte votre souhait d'une chambre avec vue sur le jardin »).

Une fois l'e-mail envoyé, le client reçoit immédiatement toutes les informations nécessaires par e-mail.

Si un logo a déjà été enregistré pour votre établissement dans les paramètres de l'hôtel sur Casona, celui-ci apparaîtra automatiquement dans l'e-mail.

Une fois le modèle d'e-mail configuré, l'envoi d'une offre adaptée est désormais une opération très simple et rapide. Les clients reçoivent ainsi en quelques minutes toutes les informations souhaitées et peuvent informer l'hôtel dès qu'ils souhaitent transformer l'offre en réservation définitive.